Organizzare un workshop significa ideare e dare forma a un incontro di natura interattiva, dinamica e coinvolgente. Come avevo già avuto modo di illustrarvi parlando della figura del tutor, un workshop non è una conferenza: là dove la prima è più classicamente accademica, frontale e informativa, il workshop presenta una dinamica più collaborativa, in grado di coinvolgere i partecipanti in attività pratiche, in base alla natura del vostro evento.
Ora, dare vita a un workshop significa seguire il progetto dalla fase ideativa sino alla fine, e anche dopo che i partecipanti e i formatori se ne saranno andati a casa (sembra strano, ma non lo è: capirete perché). Oggi qui su Business Center vi illustreremo i passi da fare e i fattori logistici che dovrete affrontare per organizzare il vostro workshop. Come sempre, occorre ribadire che la natura strutturata del progetto, si affianca a una necessaria elasticità: organizzare è avere un progetto e saperlo gestire con elasticità mentale.
FASE IDEATIVA E PROGETTUALE
IDEA
Ridondante forse, ma è un evergreen che non stanca mai. Che tipo di evento state creando? Qual è il focus del vostro workshop? Insomma, il cuore del vostro progetto, ciò che attraverso le varie attività che organizzerete vorrete sia il CENTRO DI GRAVITÀ dell’incontro.
Non si tratta soltanto di un argomento: è piuttosto identificare una chiave d’interpretazione rispetto a un argomento che dovrà essere affrontato nelle attività e nelle spiegazioni del formatore. Il tipo di prospettiva in cui inquadrare con il vostro workshop.
TIPO DI WORKSHOP
Ovviamente la vostra idea, il cuore del vostro progetto, dovrà regolarsi sul tipo di workshop che state organizzando. Un piccolo caso esemplificativo: c’è una gran differenza se il vostro evento sia rivolto soltanto ai dipendenti della vostra azienda o se il workshop abbia finalità promozionale, e dunque sia aperto a un pubblico.
ORARIO E TEMPISTICHE
Saremo brevi e concisi: a partire dalle disponibilità offerte dalla location (se affittata) e da quelle del formatore, dovrete essere in grado di organizzare il workshop in fasce d’orario favorevoli al pubblico. Su tutte, la mattina e il primo pomeriggio: la sera è un momento di stanchezza e distensione, i partecipanti potrebbero essere poco reattivi o aver fretta di andare via.
Una volta chiariti gli orari, dovrete gestire in maniera molto dinamica le tempistiche all’interno del workshop. Le fasi di intervento UNO-MOLTI in cui il formatore esporrà le basi di partenza dovranno alternarsi a discussioni, Q&A, attività di gruppo. E gli stessi momenti di esposizione frontale del formatore, dovranno sfruttare le opportunità garantire da power point, video slide show, filmati.
Dovrete insomma creare una scaletta delle attività, definendo ORARIO E TIPO DI ATTIVITÀ che si svolgeranno in maniera strutturale. Sarà utile tanto a voi quanto al pubblico, poiché avrete una visione ampia e strutturata del workshop che volete organizzare.
PUBBLICO
Il pubblico, dicevamo. Organizzato il vostro workshop, almeno nell’ideazione e progettazione orientative, dovrete considerare il vostro pubblico. Il concept del vostro workshop attrarrà, se aperto a tutti, un certo tipo di pubblico. E anche qualora il workshop sia organizzato solo in relazione ai dipendenti della vostra azienda, questi vi parteciperanno sulla base di aspettative. Dovrete dunque regolare le attività, invitare i formatori, le tempistiche, oltre che al tipo di workshop, anche al tipo di pubblico, con le sue aspettative e competenze medie.
Ricordate in ogni caso che questo, contrariamente alla conferenza, ha una natura dinamica. Un piccolo esempio: se il numero di partecipanti è molto ampio, suddivideteli in minigruppi per svolgere le attività: la dimensione aggregativa e collaborativa non sarà intaccata e il flusso creativo e interattivo potrà proseguire secondo programma.
SCENDERE IN CAMPO
PROMUOVERE E FAR GIRARE L’EVENTO
Organizzato su carta l’evento, è il momento di invitare i partecipanti. Che il pubblico sia esterno o che sia il team di colleghi della vostra azienda, poco cambia. Potete agire tramite mailing list. Come?
Scrivete una lettera di presentazione del workshop, che invierete ai vostri contatti: se il numero di prenotazioni sarà limitato, inserite un margine temporale entro cui potersi iscrivere. La vostra lettera sarà un file PDF che presenti un’infografica accattivante, in cui siate chiari e spieghiate quale sarà l’argomento centrale, come il pubblico verrà coinvolto (le varie attività) e quale sia l’obiettivo finale. Evidenziate la presenza dei curatori. Ovviamente il titolo del workshop, il nome della vostra azienda e i contatti dovranno essere ben in mostra. Allegate inoltre, se necessario, ulteriori materiali digitali che saranno poi utili durante il workshop.
Non dimenticarti infine del content marketing: creare un buon blog per il tuo workshop può essere un passo fondamentale per promuovere il tuo evento.
LOCATION E MATERIALI
Già in un’altra occasione avevamo mostrato come la location, per ragioni funzionali, ergonomiche e simboliche, avesse un ruolo determinante per il vostro workshop. Inutile nascondersi: lo spazio dovrà mettere a proprio agio i partecipanti così come il formatore. Dovrà essere confortevole, ampio il giusto, dotato delle attrezzature necessarie affinché pubblico e formatore possano inter-agire senza intoppi.
Organizzare un evento è prevenire e strutturare, così da abbassare al minimo la percentuale di disguidi e dar vita al miglior contesto possibile per rendere il workshop produttivo.
TUTOR E FORMATORI
Ok, ammettiamo che badare a tutte queste componenti non è così immediato: una grande capacità schematica (che lo schematismo e la sintesi a priori Kantiani vi fanno un baffo) deve essere unita a una massiccia dose di pragmatismo e elasticità mentale. Ecco perché potete rivolgervi a un tutor: come già vi avevo spiegato in un altro articolo, il tutor, in quanto knowledge worker, medierà tra il formatore e il pubblico così da rendere i contenuti e le modalità di spiegazione più digeribili per i partecipanti. Organizzare un workshop è anche collaborare con esperti insomma.
E poi i formatori, una delle chiavi di volta del vostro evento. Dovrete invitare un esperto del settore che sia in grado di affrontare l’argomento che tratterete nel workshop in modo coinvolgente, innovativo, sapendo arrivare al punto della questione in base alle vostre richieste. Ovviamente dovrete fornirgli i materiali necessari in base alle sue necessità, essere pronto ad accontentare le sue richieste. Inoltre, qualora invitiate un formatore da lontano, dovrete provvedere a biglietti del treno o aereo (io ve la butto là, magari volete invitare un formatore di Pechino…) e l’eventuale camera d’albergo in cui soggiornerà.
CATERING E PAUSE CAFFÈ
Ma organizzare un workshop è anche garantire momenti di break: pause pranzo con catering e pause caffè. Certo, non dovrete invitare Chef Cracco né offrire un menù matrimoniale agli ospiti e ai formatori, ma dovrete in ogni caso fornire snack a buffet, acqua, caffè, ovviamente in base alla durata e agli orari del vostro workshop. Insomma: una pausa gradevole per far ricaricare le batterie!
ORGANIZZARE UN WORKSHOP È ANCHE RICHIEDERE UN FEEDBACK
Alla fine del workshop, richiedete un feedback ai partecipanti: magari fate compilare un questionario breve e non impegnativo, così da avere riscontri e poter migliorare in vista del futuro. D’altronde, come già sottolineato, un workshop è un’attività formativa dinamica e partecipativa, e anche le fasi finali di congedo e sanzione (auspicabilmente positiva) ne saranno parte integrante. Così potrete migliorare là dove il pubblico ha riscontrato carenze, confermando parallelamente i punti di forza evidenziati.
Spero che questa carrellata vi sia stata utile e vi abbia fatto chiarezza! Prima che prenotiate il diretto Pechino – Bologna per il vostro formatore… Condividi questo articolo!
